首先，簡單介紹公文格式要素中“發(fā)文字號”和“簽發(fā)人”的含義及標注要求。
發(fā)文字號是發(fā)文機關(guān)在某一年度內(nèi)所發(fā)各種不同文件總數(shù)的順序編號，由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號共3個要素組成。發(fā)文字號內(nèi)容不多，卻傳遞出豐富的信息，比如，通過“XX發(fā)〔2018〕16號”這個發(fā)文字號，我們就可得知這篇公文是XX公司在2018年印發(fā)的第16號文件。
標注發(fā)文字號，規(guī)范的要求是：年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。以下兩種標注錯誤最為常見：一是年份用圓括號“（ ）”或者方括號“【 】”括入；二是發(fā)文順序號加“第”字，編虛位。
簽發(fā)人是最后審定公文文稿簽字印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人，一般而言都是單位的主要負責(zé)人。作為公文格式要素的“簽發(fā)人”，并非在任何情況下都需要標注，《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定：上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。“簽發(fā)人”的標注，其目的是為了壓實下級單位主要負責(zé)人對向上級的行文嚴格把關(guān)審稿的責(zé)任，可以讓下級單位主要負責(zé)人更謹慎，要求其對公文內(nèi)容負責(zé)；下行文和平行文一般不需要標注簽發(fā)人。常見的錯誤是，公文不分行文方向一律標注“簽發(fā)人”。
下面，以一家知名公司的公文為例進行具體分析。
發(fā)文字號的標注存在兩處錯誤：一是年份“2018”用方括號“【】”括入，二是發(fā)文順序號加“第”字，而且編虛位001號。簽發(fā)人的標注屬于畫蛇添足，從公文標題中的文種名“決定”可以看出，這篇公文屬于下行文，因此，不需要標注簽發(fā)人。此外，這篇公文版記部分的標注也存在不少問題，在此不再贅述。好了，今天的公文小知識就講到這里，下次要和大家分享的內(nèi)容是“一分鐘記住公文的15個文種”，敬請期待。
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