如何高效開會,按照這六種方式開會，效率提高不止一倍
如何高效開會一、確保你真地需要開會
會議的*的問題是它們已經(jīng)成為了工作中許多問題的一個(gè)默認(rèn)的回應(yīng)。對某事不確定？開個(gè)會。需要審核材料？召集大家開會。不幸的是，以這種方式開始可以被翻譯成“想要浪費(fèi)大量的時(shí)間？開會”。
為了讓會議開得更好，只召集你真正需要的人。如果你想要告知一個(gè)團(tuán)隊(duì)一些事情，發(fā)送一份備忘錄。會議應(yīng)該產(chǎn)生行動。如果與會的每個(gè)人沒有在離開的時(shí)候承擔(dān)一定的責(zé)任，你就必須首先要問為什么要召開這次會議。
如何高效開會二、創(chuàng)建會議結(jié)構(gòu)
你無法在不進(jìn)行設(shè)計(jì)的情況下創(chuàng)造出一個(gè)產(chǎn)品或市場營銷活動。不要舉行會議，除非你已經(jīng)有了明確的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。這就意味著你可以簡單地說明它意欲涵蓋哪些內(nèi)容以及為什么它對公司的運(yùn)營和戰(zhàn)略是重要的。同樣的，如果公司沒有一個(gè)明確的召開這次會議的原因，那你就并不需要開會。還要決定誰是*需要參加會議的。不要在花名冊上添加比你所需要的更多的人員；與會者們可以隨時(shí)向他們的部門中的其他人進(jìn)行簡短的說明。
接下來，建立一個(gè)強(qiáng)大的會議議程。這些文件往往會作為一種形式而落空。但是，這正是你需要設(shè)置會議的基調(diào)的地方，并開始控制的過程。會議議程就像是文章的重要部分的大綱。很少有人會喜歡做這項(xiàng)工作，甚至更少有人能把它辦得很好，但幾乎每個(gè)人都需要它們。
會議議程應(yīng)該包括會議的總體目標(biāo)和其意欲達(dá)到的結(jié)果。它應(yīng)該指出此次會議將會開多長時(shí)間以及配發(fā)到每個(gè)部分的時(shí)間量，并且要在會議實(shí)際開始的很久之前就*聯(lián)系到所有的參加者。讓每個(gè)人都習(xí)慣做好準(zhǔn)備。有時(shí)候，讓其他人幫忙制訂會議議程會是有所幫助的。你會得到更廣泛的支持，而其他人可能會提出你錯(cuò)過了的重要觀點(diǎn)。
考慮讓會議開得比你最初認(rèn)為其所必須的事件要顯著得更短；前保險(xiǎn)業(yè)高管及現(xiàn)任咨詢顧問維克托·利普曼（Victor Lipman）說將其時(shí)間削減一半。這看起來似乎過于極端，但卻值得一試。最終你能夠更好地估計(jì)所需要的會議時(shí)間。
如何高效開會三、獲得一些尊重
人們因?yàn)檫^去的經(jīng)驗(yàn)而對會議不尊重。你需要堅(jiān)定地引導(dǎo)他們保持正確的態(tài)度。首先，會議要嚴(yán)格地準(zhǔn)時(shí)開始。這一點(diǎn)出于以下原因而成為了經(jīng)典的建議：它是有道理的。你會在開始的前幾次看到一些遲到的人，但是，如果你推遲開會的時(shí)間，會議將繼續(xù)消耗比它們應(yīng)該需要的更多的時(shí)間，并做出遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于你想要的結(jié)果。
設(shè)定計(jì)時(shí)器。當(dāng)計(jì)時(shí)器發(fā)出到時(shí)提醒時(shí)，會議結(jié)束。這將有助于人們集中注意力。
如何高效開會四、得到更多的關(guān)注
以下來自一家公司的博客的兩個(gè)項(xiàng)目有著不俗的表現(xiàn)：每個(gè)人都檢查自己的手機(jī)，并將自己的筆記本電腦關(guān)機(jī)放到一邊。沒有人閱讀電子郵件或是瀏覽別的東西。如果人們需要做筆記，他們可以使用的紙筆。手寫記筆記揮提高記憶力，并且也能讓人保持不受到潛在的分心對象的影響。
也可以考慮設(shè)置一份官方設(shè)定的筆記。這并不是讓個(gè)人筆記作廢。特定的細(xì)節(jié)對于一些人可能比其他人的要更重要。但是，有一個(gè)正式版本以供參考也很好。
如何高效開會五、積極地運(yùn)行會議
每一次會議都需要主持。如果你在這方面是無可救藥的糟糕的話，你可以讓別人來承擔(dān)這部分工作，但是一定要有人做。讓人們不跑題并且按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行會議。在會議的一部分的時(shí)間要用完的時(shí)候，你要查看計(jì)時(shí)器并提醒人們?？偨Y(jié)內(nèi)容較多的重點(diǎn)，以確保團(tuán)隊(duì)成員們都明白說了些什么，以及你有一個(gè)簡潔版本的筆記。別讓人們對會議的話題感到昏昏欲睡。
如何高效開會六、跟進(jìn)
每個(gè)人在散會時(shí)都沒有什么需要在之后完成的工作的會議是很少見的。（事實(shí)上，如果這種事情發(fā)生了，你就不應(yīng)該舉行這次的會議。）你將需要跟進(jìn)與會人員的工作并確保他們做了他們說自己會做的事情。
運(yùn)行高效的會議需要一系列的技能?，F(xiàn)在已經(jīng)到了發(fā)展這些技能的時(shí)候了。你和你的公司將會完成更多的工作并且在開會上花費(fèi)更少的時(shí)間。
轉(zhuǎn)載：http://wxzxw.cn/zixun_detail/3742.html
